¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos de tu empresa?

Si tienes tu propia empresa y estás empezando a acumular demasiada documentación, quizá sea el momento de pararte a pensar cómo organizar todos esos papeles. Por supuesto, una empresa, por mucho problema de espacio o de tiempo que suponga, siempre debe encontrar una solución a todos esos papeles que justifican una correcta contabilidad o la actividad burocrática de terceros.  En resumen, proteger los documentos de tu empresa puede evitar cualquier incidente en inspecciones futuras.

Ahora bien, ¿cuánto tiempo debemos conservar los documentos de la compañía? A nivel general, se recomienda un mínimo de seis años desde que se realizó la última contabilidad. Pero hay diferencias dependiendo del tipo de archivos. Por ejemplo, para las inspecciones de Hacienda o inspección de rutina es indispensable disponer de todos los documentos relativos al período comprobado durante los cuatro años siguientes al mismo (atendiendo especialmente a las deducciones y las pérdidas fiscales, los años pueden extenderse hasta diez, según la situación de la empresa).

Si nos detenemos en las normas mercantiles, se fija un plazo de seis años para guardar libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes. Ante la duda, nunca está de más preguntar a un experto qué establecen dichas las normas mercantiles ya que podemos encontrarnos con archivos de distinta índole (facturas, libros de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos, registros, gastos…). Para ello es recomendable seguir ciertas pautas, ya que unos pueden ser de especial relevancia y otros no tanto.

En primer lugar, es evidente que lo que parece una actividad sencilla puede suponer un verdadero reto ante las siguientes cuestiones: ¿Dónde guardamos tal cantidad de archivos? ¿Cómo ordenamos dicha documentación? Para empezar, usaremos archivadores para establecer tipologías según el tipo de documento (un archivador para facturas, otro para gastos, otro para nóminas, etc). En el lomo de cada archivador debe reflejarse el tipo de escrito que se incluye. Una buena solución para facilitar la tarea es emplear el alfabeto para encontrar el documento rápidamente. Otro consejo que resulta muy intuitivo para localizar las carpetas es el uso de colores.

Una vez ordenados los papeles buscamos el espacio físico donde conservar y salvaguardar todo el material. Una solución eficaz es recurrir a un servicio de Self Storage, a través del cual contratar un espacio con las dimensiones adecuadas y durante el tiempo que lo necesitemos. Destaca, por ejemplo, el alquiler de trasteros de Globalbox: una compañía experta en la conservación y gestión de archivos documentales, contando con un sistema de seguridad avanzado, entre otras ventajas. Por otra parte, Globalbox permite a sus clientes acceder a sus documentos en cualquier momento: ya sea acudiendo al almacén (con amplio horario de apertura), o bien solicitando el envío de los papeles. En relación a esto último, resulta interesante el servicio Quickbox: una caja con documentación que los transportistas de Globalbox mueven rápidamente del trastero a nuestra oficina, o viceversa, por si lo necesitamos de forma urgente en cualquier momento.

En resumen, el empresario debe ser productivo a la hora de localizar sus propios documentos para solventar ágilmente cualquier trámite burocrático o de cualquier otra índole. Así, con una gestión adecuada y la disponibilidad de un espacio, el proceso resultará bastante más sencillo.